一、公司理账的目的
公司需要整理账务,一般是有某些需求,比如实控人变更、经营发展规模扩大导致对财务核算及管理方面更高的需求、有准备IPO的计划等等。
二、乱账是如何形成的
1.企业更换了财务人员,前任与后任会计的账目处理没有完全交接清楚,收入支出的记录或者核算的方法不一致等种种原因导致账目上出现了漏洞。
2.财务人员专业胜任能力不足,经手的账不能做到完全正确的会计处理,日积月累,产生乱账。
3.企业内部管理混乱,内部控制制度不够完善,经营活动的会计记录或不正确或不真实,导致出现乱账。
4.公司某些人员利用虚假发票侵占公司资产,或是为了偷逃税收,以谋取个人利益,或徇私舞弊,或授意财会人员作弊,造成账面混乱出现乱账。
三、乱账如何整理
下面,我们主要介绍理账过程中,重点要整理的也是大部分最常见的科目。
1、货币资金
(1)与出纳一同盘点库存现金数量,进行账实核对,如发现不一致,应查明原因,并进行账务调节处理。
(2)核对开户银行存款: 让出纳把所有开户银行的对账单打印出来,挨个账户进行核对,有不一致的,就找出原因,并将每个账户通过银行存款余额调节表把银行账与银行对账单调整成一致。
这里银行流水的核对最好是电子流水,因为银行流水一般量比较大,纸质肉眼一笔笔核对工作量太大且易错,把银行流水excel版本导出来,与账上的银行存款科目按账号、按流进流出总额、对方账号,从广至窄的顺序逐渐排查。
若发现有差异,看差异是因为跨月、漏记、还是重复记,相应改账。
2、往来(客户、供应商往来,个人往来)
往来整理分为三部分:客户往来、供应商往来、其他往来
(1)客户往来:制作每个客户应收账款对账单,交给销售人员核对,销售人员再将对账单发给客户进行核对,如果不一致,要查明原因,将应收账款调整为与客户一致,主要核对销售合同、报价单、送货单等单据。
(2)供应商往来:要求每个供应商都制作应付账款对账单,先给采购员核对,核对后,交由财务人员进行核对,如有不一致,要查明原因,进行账务处理,核对时主要核对合同、入库单等单据。
以上有两点要注意的:一是与客户对账是由我方制作对账单,而与供应商对账是由对方制作对账单,有两方面的考虑,首先是客户的地位,我们不好要求客户,其次是我方账务乱,可能有少记供应商应付款风险,如果贸然发函与供应商核对少付款,可能会导致公司资产损失;二是以上的核对还只是核对期末余额,只是为我们整理往来账务提供一个期末核对的数,关键还是公司要通过与第三方的核对把所有业务尽量完整整理出来。
如果公司成立不久,那可以从零开始整理,不用考虑期初数。
如果是成立很久了,但是整理的年份只是近一两年,如果核对完余额、整理完目标期间的所有业务后,只能将差额倒推至期初。
(3)其他往来:其他往来一般是各类押金、保证金、代缴社保个税等,一般不会有大问题,需要重点清理的有两个,一是股东大额借入及借出款项,借入公司的要检查借款合同,是否有利息条款;借出公司的应要求股东尽快还回公司,避免股东抽逃出资风险。
二是无票费用挂往来,同时也导致费用没有准确计入所属期,发票缺失已成事实且无法补开的情况下,我们不建议买票补上,这属于虚开发票;这里可以将会计处理和税务处理分开,财务方面,还是按费用发生所属期记账,税务方面,这部分无票费用不能在税前扣除,所以要做纳税调增。
3、存货
组织财务与仓库人员对公司的存货进行大盘点,将盘点的存货数据与存货明细账进行核对,确保账实相符,若存在不符的,要查明原因,并调整成账实一致。
以上是存货整理的大方向,但是实际操作时,应注意以下几点:首先是盘点时点的选择,一般的,我们建议选择理账的当月月末作为盘点时点。
其次,既然我们已知账乱,那我们必须对本次存货盘点做一次地毯式清盘,一旦盘点完毕,以此次盘点数据为准,将账上存货数按照实物盘点数进行调整。
4、长期资产
与设备管理人员一同对公司固定资产进行盘点核账,一方面核对账实是否一致,一方面建立固定资产卡片,张贴在固定资产显眼处,以便下次核查。
长期资产盘点的处理与存货的处理一样,账务跟着盘点结果修改,以本次盘点结果为准。
如果盘盈,按照重置成本入账,盘亏按照营业外支出处理。
长期资产主要是确认好入账时间和金额,相关的折旧计提影响损益。